Een evenement organiseren is een vak

Dit is een artikel uit ons inspiratiemagazine. 

Evenementenbureaus: ze zijn er in alle vormen en maten. Sommigen bieden een pakket aan extra services aan en andere leggen juist alle nadruk op het perfect uitvoeren van een solide basis. Maar wat levert het inschakelen van een eventbureau in de praktijk nu écht op? Niet voor niks is het aantal eventbureaus en zelfstandige eventprofessionals de laatste jaren zo gegroeid: een goed evenement organiseren is een vak! We voelen Suzanne Stadhouders van Suustival aan de spreekwoordelijke tand en ze legt het ons haarfijn uit.

Meerwaarde versus kosten

Suzanne: ‘Het begint allemaal met goed luisteren naar de wensen van de klant en onderzoek doen naar het DNA van het bedrijf. Suustival bedenkt en voert alles uit op maat. Alle elementen worden vervolgens om het concept heen gebouwd zodat de ervaring een mooi samenhangend geheel is. Dat zorgt niet alleen voor een meerwaarde op het gebied van beleving, maar ook op het gebied van kostenbesparing. En dat is iets wat nog niet veel mensen snappen.’

‘Door ons uitgebreide netwerk hebben we juist de keuze om samen te werken met partijen die passen bij de opdracht en dat scheelt veel tijd en uiteindelijk ook geld. Een minder ervaren persoon kan in de valkuilen van afgebakende contracten vallen, waarbij je verplicht bent samen te werken met een bepaalde techniekpartij bij een bepaalde locatie bijvoorbeeld. Dat zijn van die rode vlaggen, die wij inmiddels van mijlenver herkennen.’

Hoofdzaak, geen bijzaak

Vooral kleinere organisaties kiezen er vaak nog steeds voor om een intern iemand op de functie van eventplanner te zetten - uit kostenoverweging en gemak. Suzanne: ‘Mensen vinden het in eerste instantie leuk om het organiseren van een evenement op zich te nemen. Tot ze gaandeweg ontdekken dat er toch veel meer bij komt kijken dan alleen een locatie en cateraar regelen. Wel als je iets goeds neer wil zetten dat meer omvat dan alleen een avond entertainment in ieder geval. Het is echt een fulltime job, die tegenwoordig lastig is om naast een andere functie er even bij te doen. Vooral nu de regelgeving rondom beveiliging en vergunningen steeds strikter wordt. Wat dat betreft ontzorgen wij op alle vlakken. Niet alleen in het voor- en natraject van een event, maar ook als er nog een verlengstuk gewenst is op het gebied van marketing of merkactivatie. En natuurlijk tijdens het evenement zelf; het wordt onderschat hoeveel er dan nog moet worden geregeld en gecoördineerd! Last-minute aanpassingen zijn niet uitzonderlijk en dat vergt veel improvisatie en het hoofd koel houden van iemand. En uiteindelijk wil je als organisatie toch dat iedereen even hard mee geniet van het evenement?’

Missie geslaagd

Vraag je Suzanne naar haar meest memorable event tot nu toe, dan steekt het evenement dat ze tijdens de coronatijd organiseerde voor het Amphia ziekenhuis in Breda er nog steeds bovenuit. Suzanne: ‘Dit is een goed voorbeeld van wat er allemaal mis kan gaan bij de organisatie van een event en dat improvisatieskills en het hebben van een ervaren team dan echt goed van pas komen. Het was de eerste keer dat we weer naar buiten mochten met evenementen en alles was in kannen en kruiken. Tot we vijf dagen voor aanvang hoorden dat alles weer terug moest naar zittend op anderhalf meter afstand! In vijf dagen tijd hebben we toen de groep opgesplitst in twee shifts van 700 personen, met in achthouding van de maatregelen, en het event twee keer gedraaid in één dag. Gekkenwerk, maar het programma kon toen toch nog doorgaan en de energie was echt insane! Die ga ik nooit meer vergeten.’

Tekst: Bianca Hidajat