MVO Nederland beleeft stormachtig nieuwjaarsevent bij TivoliVredenburg

Festivalisering 

Dat treft, want TivoliVredenburg is dé plek voor indoor festivals. In de afgelopen jaren ziet de locatie een toename van festivalisering in de congres- en evenementensector. Een verschuiving van zitten en aanhoren naar rondlopen en ontdekken. Voor MVO Nederland is het desondanks best spannend om het Nieuwjaarsevent in festivalvorm aan te bieden. Toch ervaart de stichting al tijdens de voorbereiding hoe leuk dit is. Maria van der Heijden: ‘Bij een conventioneel evenement luistert het publiek, bij een festival zijn het de verhalen van de partners zelf die het evenement maken.’ Dat klinkt als een event waar MVO Nederland van houdt: inhoudelijk, inspirerend en verbindend.

Onvoorziene omstandigheden, en dan?

Maar wat als ’s ochtends duidelijk wordt dat er hevige weersomstandigheden op komst zijn? Na spoedberaad besluiten opdrachtgever en locatie door te gaan gezien alle voorbereidingen. De programmering wordt aangepast, het team van TivoliVredenburg zet een extra tandje bij. MVO Nederland stuurt alle genodigden het bericht alle begrip te hebben voor afwezigheid. Desondanks verschijnen vijfhonderd gasten, die na binnenkomst allemaal eerst even op adem kunnen komen bij de centrale ontvangst.

Na de lunch - die uitloopt om verlate gasten in alle rust aan te laten schuiven - en een krachtige kick-off door onder andere directeur Maria van der Heijden, gaat het festival van start. Het festival is een bonte verzameling van presentaties, ludieke activiteiten zoals afval vissen en een praatje maken in een vierzitter van de NS, sociale firma’s die hun zelfgemaakte waar en tal van originele en innovatieve producten en ideeën showen. Zo nu en dan staan de bezoekers voor het raam en zien hoe Utrecht de storm doorstaat. Een gekke dag. Daan Roosegaarde is in de namiddag de verrassende keynotespreker en dan is het tijd voor de borrel.

‘Doe nog maar een drankje’

Niemand heeft haast om weg te komen. Er staat een flipover met daarop namen van bezoekers die andere gasten een plekje in hun auto aanbieden. Stormpoolen zoals het wordt genoemd. Pas tegen 19.30 uur is de barruimte leeg en gaan in andere zalen van TivoliVredenburg andere avondprogramma’s van start. Rond 20.00 uur is het voor de dinergasten tijd om samen met MVO Nederland de dag af te sluiten. Er klinken opgeluchte en tevreden opmerkingen van sponsors en speciale gasten die voldaan en onder de indruk zijn.

En al die tijd zet TivoliVredenburg alles op alles om de dag gesmeerd te laten verlopen. Menno Tielemans:  ‘Op een dag waarop alles dreigt mis te gaan, is het ontzettend gaaf om als locatie te kunnen laten zien waartoe je in staat bent en er, juist dankzij de uitdagingen op zo’n dag, een extra bijzonder evenement van te maken.’

Het crisismanagement blijft niet onopgemerkt. De comfortabele opvang van de gasten, het vrije karakter van het programma, de sterke sprekers van de dag: allen maken het evenement tot een succes. Precies zoals goede samenwerking hoort te zijn, aldus opdrachtgever en eventlocatie: vertrouwen, commitment en bovenal samen tegen een stootje kunnen.

Eventmanagement is meer dan de boel draaiende houden

De samenwerking tussen MVO Nederland en TivoliVredenburg vindt op 18 januari 2018 voor de tweede keer plaats. De ambitie van MVO Nederland sluit naadloos aan bij die van TivoliVredenburg, namelijk duurzaam en sociaal betrokken ondernemen. De eventlocatie is trots op deze samenwerking. Ook MVO Nederland is tevreden en ziet in de evaluatie onder de gasten een hoge eindbeoordeling van het evenement terug.

Het is niet gemakkelijk een eventlocatie te vinden die plek biedt aan meer dan duizend gasten, centraal ligt, liefst in het midden van het land en de trein en ander openbaar vervoer letterlijk naast de deur heeft. En dan moet de locatie ook nog eens dynamisch én gezellig zijn. Voor opdrachtgever en locatie is deze dag, mede dankzij een hevige storm – een dag om niet te vergeten.

Door > Irene Campfens

Fotocredits > Rogier Bos