Verbeter de communicatie op evenementen met portofoons

Wat is groepscommunicatie?

Groepscommunicatie betekent kortgezegd dat 10 mensen tegelijk kunnen communiceren, wanneer één iemand een bericht stuurt, krijgen alle anderen tegelijk dit bericht binnen. Hierdoor maak je wachttijd-vrije communicatie mogelijk, kun je eenvoudig het hele team benaderen én kunnen belangrijke berichten snel worden verspreid. Marco Vermooten van Comfective vertelt: ‘Bij evenementen zien we vaak dat het belangrijkste voordeel van portofoons de directe groepscommunicatie is. Doordat iedereen met elkaar verbonden is, kan er snel geschakeld worden.’

Welke soort communicatieoplossingen zijn er voor evenementen?

Voor kleine evenementen zijn eenvoudige portofoons vaak voldoende. Dit kunnen licentievrije, digitale of 4g portofoons zijn. Licentievrije portofoons zijn gebruiksvriendelijk en vaak compact. Digitale portofoons bieden betere geluidskwaliteit en extra functies zoals tekstberichten en GPS-tracking. 4G portofoons hebben een grotere dekking doordat ze functioneren op het mobiele netwerk, deze zijn voorzien van een simkaart.

Voor grote evenementen waar het team gemonitord moet worden gebruikt Comfective een geavanceerd systeem. Dit geavanceerde systeem heet Wave PTX, hierin kunnen alle spraakberichten, locaties en tekstberichten in real-time worden gemonitord. Door dit systeem kunnen portofoons, mobilofoons, smartphones en traditionele portofoons gemonitord worden en in verbinding staan met elkaar.

Door een centralist aan te stellen wordt alle communicatie beheerd. Deze centralist wordt vaak aangesteld om de communicatie tussen teams effectief te coördineren, zodat de juiste berichten bij de juiste teams komen. Als 100 mensen tegelijk in de portofoon praten, ontstaat er onduidelijkheid. Een centralist is waardevol omdat het team rechtstreeks met de centralist communiceert, die vervolgens de informatie doorgeeft aan de juiste personen.

Wie gebruikt portofoons tijdens een evenement?

Bij kleinschalige evenementen zijn het vaak de organisatoren die enkele portofoons bij zich dragen om zo onderling te communiceren, bij grotere evenementen kun je denken aan de volgende teams.

Beveiliging:
Waarom? Om snel en effectief te kunnen reageren op veiligheidskwesties, crowdmanagement te coördineren en samen te werken met andere teams.

Logistiek:
Waarom? Voor het beheren van de logistieke processen, zoals het laden en lossen van materiaal.

Horecamedewerkers:
Waarom? Om bestellingen door te geven, tafelreserveringen te coördineren en samen te werken met het magazijn en de keuken.

Backstage:
Waarom? Om de timing van de optredens te coördineren, artiesten te begeleiden naar het podium en last-minute wijzigingen door te geven.

EHBO:
Waarom? Snelle reactie op medische noodgevallen is cruciaal. Een portofoon maakt directe communicatie mogelijk tussen medische teams en andere teams.

Verkeersregelaars:
Waarom? Bij grootschalige evenementen is het beheren van verkeer en parkeergelegenheid een uitdaging die snelle communicatie vereist.

Marco verklaart: ‘Voorafgaand kunnen wij onze portofoons testen op locatie en deze vervolgens beschikbaar stellen voor verkoop of verhuur.’

Versterk de communicatie met Comfective

Comfective heeft een bewezen staat van dienst in het leveren van hoogwaardige communicatieoplossingen. Denk hierbij aan het dekken van een hele stad tijdens carnaval, alle binnen- en buitencommunicatie rondom een voetbalwedstrijd in de eredivisie en grote festivals met meer dan 50.000 bezoekers. Comfective kan ervoor zorgen dat jouw evenement soepel verloopt en dat alle teams effectief kunnen samenwerken, zowel voor grote als kleine evenementen.