Smart Event Manager software: ‘De software is eigenlijk maar de helft’

Het organiseren van een evenement is een klus waar niemand zich binnen de evenementenbranche op verkijkt. ‘Smart Event Manager is dan ook gebouwd met precies díe personen in gedachten die dagelijks met de software aan de slag moeten’, vertelt Jaap, de eigenaar van Voorraedt, het bedrijf achter Smart Event Manager. ‘Denk dus aan evenementenlocaties, musea, activiteitencentra, theaters, cateringbedrijven, rederijen. Het is een allesomvattend systeem voor dat soort locaties.’ Sterker nog, de allereerste versie van de software is in 2000 ontwikkeld in samenwerking met een klant, en is vervolgens altijd doorontwikkeld op basis van wensen en ideeën vanuit de doelgroep.

Alle informatie bij elkaar in één systeem scheelt echt heel veel tijd

Jaap: ‘Onze software ondersteunt het hele reserveringsproces, dus reserveringen zelf, het opstellen van offertes, facturatie, relatiebeheer, personeelsplanning, managementinformatie, online boekingen etc. Smart Event Manager Software is niet een eenvoudig tooltje, maar software om je hele bedrijfsproces te beheren. Ik denk dat wij eruit springen door volledigheid van functionaliteit.’ Al deze informatie bij elkaar in één systeem scheelt veel tijd, foutjes en onnodige administratieve frustratie. Je kunt je voorstellen hoeveel kennis er nodig is om de software  te ontwikkelen. Kennis die vooral mensen op de werkvloer hebben. Daar is Smart Event Manager niet aan voorbij gegaan, vertelt Jaap: ‘Er zit veel kennis vanuit de branche in onze software, omdat we bij de ontwikkeling steeds nauw hebben samengewerkt met onze klanten.’

‘Wij helpen het maximale uit het systeem te halen’

Voor de gemiddelde mens is software niet perse een sexy onderwerp. Ingewikkeld of complex wellicht. Jaap: ‘Om die reden besteden we niet alleen veel aandacht aan gebruiksvriendelijkheid, maar ook aan support. We verkopen de software, maar dat is eigenlijk maar de helft van ons product. Support is de andere helft. Goede begeleiding bij de implementatie, maar ook ondersteuning tijdens het gebruik. Zo helpen wij klanten om het maximale uit het systeem te halen.’

Het bedrijf heeft een mooie, constante groei doorgemaakt en is klaar voor een volgende stap. Jaap: ‘We hebben een geweldig team van zo'n 40 personen waar ik erg trots op ben. Naast ervaren ontwikkelaars, hebben de mensen op de supportafdeling veelal ervaring binnen de branche. Ze komen van de werkvloer en praten dus dezelfde taal als onze gebruikers. We vinden een onderling fijne sfeer heel belangrijk, we zijn naast een familiebedrijf echt een team, hebben een platte organisatie en kennen een cultuur van elkaar helpen. We zoeken nog mensen voor onze supportafdeling, dus wie weet is het iets voor een van de lezers’, lacht hij. ‘Als ik door Nederland rij, dan ben ik heel trots op alle mooie locaties (1000 inmiddels!) waar ik langsrij waarvan ik weet dat ze met Smart Event Manager werken. Prettig met deze klanten omgaan en ze zo goed mogelijk helpen vinden wij het allermooiste!’

Groeit je bedrijf? De software groeit mee

Lever je maatwerk? Ook daar kan de software van Smart Event Manager mee uit de voeten. Ook als je al met bepaalde kassa-, boekhouding-, ticketing of hotelsystemen werkt, zijn allerlei koppelingen mogelijk. Om zeker te weten dat de software aansluit bij jouw wensen, biedt Smart Event Manager sinds kort een groeipad met verschillende pakketten. Jaap: ‘Je kunt beginnen met Essentials. Daarin vind je alles van offerte tot factuur, maar in een wat eenvoudigere vorm, waardoor je niet betaalt voor mogelijkheden die je (nu nog) niet gebruikt. Groeit je bedrijf? Dan groeit de software met je mee, door over te stappen naar Premium en Enterprise.’

Klaar voor de toekomst

Afgelopen jaren heeft Smart Event Manager het systeem opnieuw opgebouwd, van een desktopapplicatie naar een cloudapplicatie. Jaap: ‘Dat was een gigantische klus, maar we zijn nu met de modernste technieken klaar voor de toekomst. Daarnaast komen we binnenkort met een nieuwe online reserveringsmodule én gaan we de software ook internationaal leveren. Na deze stappen voelt het als een mooie tijd om de opgedane kennis meer te gaan delen. We staan voor een goed product en goede ondersteuning en groei is mooi, maar niet het doel. Zo zie ik het benaderen van de internationale markt als een nieuw avontuur. Maar een zo goed mogelijk werkend systeem voor zoveel mogelijk mensen, met een focus op kwaliteit en support, dát is het belangrijkst!’

Tekst: Mahlee Plekker

Fotografie: Met Pitt