14 tips voor een geslaagde paneldiscussie

De paneldiscussie wordt nog steeds veel gebruikt tijdens evenementen, en terecht: het is een uitstekende manier om onderwerpen op een dynamische en interactieve manier te behandelen.Eén fout wordt echter veel gemaakt bij het inzetten van een forum: er wordt niet goed nagedacht over welke vorm dit programmaonderdeel moet hebben. En alleen als grondig is nagedacht over doel, vorm en invulling, is het effect optimaal.

1) Ken uw publiek. Pas als je weet welke vragen er leven in de zaal, kun je het doel van de discussie voldoende scherp stellen. Mijn collega Gert-Jan Jansen (www.gespreksleider.nl) maakt er gebruik van zijn publiek aan het begin van een bijeenkomst te vragen wat ZIJ verwachten;

2) Zoek de interactie. Pas als de zaal actief deelneemt, gebeurt er iets. Zorg dat je onderwerpen en vragen klaar hebt, om de interactie te stimuleren, als deze niet spontaan op gang komt.

3) Speel met vormen/formats: een goede paneldiscussie is meer dan een obligate uitwisseling van vragen en ideeën. Door de juist vorm te kiezen, help je de juist sfeer neer te zetten en het doel te bereiken.

4) Bereid je voor: heb het doel scherp voor ogen, bedenk een pakkend introductie die meteen de kaders scherp stelt, ken de gevoeligheden in de zaal en rond het onderwerp. Juist een goede voorbereiding geeft de rust om prikkelend te kunnen improviseren, omdat je altijd terug kunt vallen op de basis;

5) Kies het panel met zorg. De juiste mix van expertise en tegengestelde meningen zorgt voor levendigheid en verrassende perspectieven. Overtuig jezelf er bovendien van, dat iedere deelnemer aan het panel ‘spreekvaardig’ is;

6) Vermijd politiek: te vaak worden panels gevuld met directeuren, omdat ‘je die nu eenmaal niet kunt passeren’. Pas op voor verborgen agenda’s. Het doel van de forumdiscussie moet voorop staan; zoek voor de politiek correcte problemen een andere oplossing binnen het programma (of heb het lef mensen te schrappen!);

7) Ken je panelleden: het is dodelijk, als je fouten maakt met hun namen. Weet wie ze zijn en wat hun achtergrond is; ken hun mening over het onderwerp. Zo weet je steeds, welke vragen je aan wie kunt stellen;

8) Coach je panelleden: heb ruim voor het congres contact met ze, laat weten wat je van ze verwacht en wees beschikbaar voor vragen. Begin de discussie met een paar ‘simpele’ vragen; zo stel je ze op hun gemak;

9) Doe een ‘generale’ met het hele panel: de ‘klik’ tussen panelleden komt sneller, als je op de dag van het optreden een podiumrepetitie doet. Kauw niet uit, maar laat ze wel al aan elkaar ruiken;

10) Wees flexibel. Natuurlijk moet je een einddoel voor ogen hebben, maar dat is iets anders dan krampachtig aan je vragenlijst vast houden;

11) Maak keuzes: hou de sprekers kort om uitloop te voorkomen, maar vraag door waar het interessant is;

12) Wees bescheiden: het gaat niet om jou, dus als de discussie prima loopt en deelnemers spontaan op elkaar reageren geef dat dan ruimte;

13) Kijk rond: hou je ogen en oren open voor de sfeer in de zaal. Als mensen onderling gaan roezemoezen, benoem dit en neem het mee in de discussie. Als mensen in slaap vallen, zorg dat je iets bedenkt om ze weer bij de les te krijgen;

14) Hoor de ‘buzz’: er wordt veel gezegd dat jij niet hoort, maar dat wel de sfeer bepaalt. Zorg dat je weet wat er gechat wordt via bijvoorbeeld Twitter en neem dat mee in je aanpak. Loop tijdens lunch en koffiepauzes rond en voel wat er leeft onder het publiek.

Waarschijnlijk zijn er nog wel meer punten te benoemen. Ik ben benieuwd naar jullie aanvulling.