Inspireren tijdens een congres: hoe doe je dat?

In het meeste delen van het land is het deze of volgende week herfstvakantie. Veel professionals uit de eventbranche komen na de vakantie terug met verse inspiratie en nieuwe plannetjes. Vakantie is de ideale manier om uit je dagelijkse modus te komen. Je ontmoet mensen uit een andere cultuur, komt in aanraking met nieuwe gewoontes en een andere denkwijze. Soms doe je op vakantie zelfs dingen die je in het dagelijks leven niet zo snel zou doen: ondanks je hoogtevrees klim je in een boom om een onvergetelijk mooi landschap te fotograferen. Je bent even niet omgeven door ‘ons soort mensen’ en dat kan heel verfrissend en inspirerend werken voor je geest.

‘Inspiratie is één van de drie redenen voor mensen om een congres te bezoeken,’ vertelt Marga Groot Zwaaftink van CommGres. ‘De andere twee redenen zijn informatie en netwerken. Hoe inspireer je congresbezoekers? Dat kan een uitdaging zijn. Sommige organizers spelen liever op safe. Dat is begrijpelijk. Als je in de zaal rijp en groen door elkaar hebt zitten, dan is het verleidelijk een ‘middle of the road’ programma aan te bieden. Dat lijkt commercieel heel verantwoord. Maar het gevaar ligt op de loer dat het programma als saai wordt ervaren, en dat wil je niet. Als je budget tot de hemel reikt, kun je op safe spelen door dure succesnummers in te kopen: met top sprekers koop je immers garanties.’

‘Het brein functioneert beter als het lichaam in beweging is’
‘Maar ik pleit voor een andere optie. Haal je congresbezoekers uit hun comfortzone. Laat hen niet uren achter elkaar zitten en luisteren. Introduceer andere werkvormen. Vraag bezoekers op te staan, zich om te draaien om samen met een onbekende een minuutje te brainstormen over een vraag. Of laat gasten in groepjes van vier al wandelend in de tuin een oplossing bedenken voor een kwestie. Het is immers bewezen dat het brein beter functioneert als het lichaam in beweging is. Zorg dus voor beweging, interactie en dynamiek. Zet de gasten aan het werk. Heel belangrijk: doe dit vanaf de start van het congres. Zet meteen de toon; je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Wacht niet met het activeren en inspireren van je gasten tot het congres al twee uur aan de gang is. Dan ben je een deel van de gasten al kwijt; die zitten in hun vertrouwde modus en kunnen dan moeilijker omschakelen.’

Inspireren door verbinden
‘Belangrijk zijn het moment (vanaf de start) en de hoeveelheid interactie. Inspiratie ontstaat ook als je tijdens een congres de juiste gasten met elkaar verbindt. Dat is een kans voor bedrijven die een congres organiseren: zij kennen hun doelgroep vaak heel goed en ze kunnen dus een grote rol spelen in het koppelen van de bezoekers die iets voor elkaar kunnen betekenen.’

‘Een ander hulpmiddel om er achter te komen hoe je je gasten kunt inspireren, is simpelweg uitvragen. Vraag in een vooraankondiging van een congres aan je relaties: ‘Wat moeten wij doen om te zorgen dat u geïnspireerd raakt? Je zult heus reacties krijgen, waar je zelf ook aan gedacht had, maar laat je verrassen. Met sprekers kun je hetzelfde doen. Stel hen in de briefing de vraag: ‘Wat gaan de gasten de volgende dag op hun werk over uw bijdrage vertellen?’ Zo houdt je sprekers scherp.’

Blijf weg van ‘ons soort mensen’
‘Wees niet te bang om bij een congres op het podium naast een bestuurder een ondernemer, bijvoorbeeld een kunstenaar, uit te nodigen. Kunstenaars denken anders, roepen gekke dingen en dat kan nieuwe inzichten opleveren. Dat voegt waarde toe. Vermijd om ‘ons soort mensen’ te veel met elkaar in contact te brengen. Hoe meer gelijkgestemden elkaar spreken, hoe voorspelbaarder de uitkomst. Andersdenkenden of mensen uit een heel andere branche kunnen je op een ander spoor zetten. Nodit eens bewust een student uit om zijn of haar visie te vernemen.’

‘Het kan een uitdaging zijn om opdrachtgevers hierin mee te krijgen. Probeer duidelijk te maken dat je iets geks, iets onverwachts moet doen als je van een zeven een negen wilt maken. Dat hoeft niet eens een groot risico te zijn. Er zijn sprekersbureaus die formats ontwikkelen, waarbij ze professionals uit totaal verschillende disciplines met elkaar in contact brengen op het podium. Ik wens iedereen veel inspiratie bij de organisatie van hun congres!’