Het draaiboek van TheaterHangaar

10.00 uur

De technische crew heeft backstage, in de artiestenfoyer, overleg met de technisch producent die namens de opdrachtgever over de plenaire inhoud gaat en contact heeft met de sprekers. De stage manager schuift ook aan om afspraken te maken over onder andere de veiligheidseisen, de repetitie, en naplaatsmomenten. Dit kan tijdens het event alleen op vastgestelde momenten, in verband met de draaiende schermen en tribune.

10.30 uur

Het is voor de technische crew tijd om de theaterzaal te nullen. Alle schermen zijn al geprogrammeerd, maar worden tijdens het nullen op hun startpositie gezet en de cues worden nog een keer helemaal doorgelopen. Er wordt ook extra licht- en geluidstechniek in de sets op het podium geplaatst.

Ondertussen zorgt de stage manager er op het podium in de verschillende sets van Soldaat van Oranje – De Musical voor, dat de juiste decoratie en het aanvullende licht- en geluidstechniek wordt geplaatst. Voor dit event wordt bijvoorbeeld de set van het Paleis helemaal omgebouwd naar een dealership.

11.30 tot 12.00 uur

Voor de repetitie van vanmiddag loopt de technische crew het hele programma door op alle cues. Dit betekent dat zij kijken of de schermen en de tribune op het juiste moment draaien en dat de videocontent hierop aansluit. Dit wordt allemaal vooraf geprogrammeerd, dus deze ‘kritieke momenten’ moeten naadloos op het eventprogramma aansluiten.

12.00 uur

Lunch in de artiestenfoyer, verzorgd door huiscateraar Albron die een eigen keuken in TheaterHangaar heeft. Het is ook mogelijk om samen te werken met een externe cateraar.

13.00 uur

De sprekers, moderator en regisseur vanuit de opdrachtgever arriveren backstage, waar ze zich kunnen afzonderen en voorbereiden. Met de technische crew en de stage manager spreken ze het eventprogramma door. Dit is het moment om vragen te stellen en eventuele wensen worden direct gefinetuned met de licht- en geluidstechnici.

13.30 uur

De moderator loopt over het draaiende podium van set naar set. Hij heeft wat ze noemen de looplijnen en moet even wennen aan de draaiende schermen met daarop verschillende videocontent. De content is tevoren al ontwikkeld en geprogrammeerd in combinatie met de draaibewegingen. In de verschillende sets bevinden zich de sprekers die begeleid worden door de stage manager.

Terwijl op de schermen sfeervolle videocontent wordt getoond, loopt de moderator met een kleine bocht naar Minerva. Voor dit event is deze set omgetoverd naar een magazijn inclusief auto-onderdelen. Hier wacht de eerste spreker. Nadat de moderator de spreker heeft voorgesteld, verlaat de moderator via de deuren in Minerva tijdelijk het podium. De spreker start met zijn verhaal. Nadat hij klaar is betreedt de moderator het podium opnieuw loopt naar de set van het paleis, met zijn opvallende spiegels en ramen. Dankzij de chique maar strakke uitstraling is deze set met het juiste meubilair geschikt voor talloze decors, ditmaal een dealership.

Ondertussen in de foyer: voorziet partner Peitsman Licht & Geluid de foyer van extra technische faciliteiten. Buiten wordt het voormalig vliegveld gebrand naar het event met vlaggen, signing en de nieuwste automodellen langs de weg, zodat TheaterHangaar binnen en buiten de uitstraling van het event heeft.

De duty manager neemt het aangepaste BHV plan door met de zaalwachten. Daarnaast worden de registratietafels bij de entree klaargezet en de goodie bags uitgestald in de shop. In de gangen naar de TheaterZaal worden de tafels gevuld met waterflesjes, zodat de gasten tijdens de plenaire sessie wat kunnen drinken.

17.30 uur

Na de doorloop is iedereen gewend aan het podium, de tribune, de draaiende schermen en de sets en iedereen weet ook waar ze vandaan moeten komen en waar ze naartoe moeten gaan. De technici die tijdens de doorloop aanwezig zijn, zijn er morgen ook tijdens het event.

De dag van het Event

De volgende dag, op dinsdag, de dag van het event beginnen in alle vroegte de laatste voorbereidingen.

7.00 uur

De schoonmaakdienst is alweer present en controleert extra op de zaal.

8.00 uur

De technische crew draait de laatste testronde met cues, terwijl de duty manager in de crewruimte het personeel opvangt. Garderobemedewerkers, zaalwachten en parkeerwachters, iedereen wordt geïnstrueerd.

8.30 uur

De sprekers en moderator arriveren en worden begeleid naar de hairstylist en visagist.

9.30 uur

Alles staat klaar voor ontvangst, iedereen staat op zijn plek, de slagbomen gaan open en de muziek gaat aan.

In de verte nemen de eerste gasten de afslag van de Wassenaarseweg naar de eerste Mientlaan. Bij aankomst op het terrein proeft men direct de vliegveldsfeer. De mooi uitgelichte automodellen brengen het merk sterkt naar voren. Het startschot van het event is gegeven.

Door > Saskia Leeuwis